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BOAMP - marché public - appel d’offres
Mis à jour le 25/03/2016

Appels d’offres et marchés publics

Cette présentation succincte n’a pas pour objectif de solutionner toutes les problématiques des marchés d’appel d’offres dans toutes leurs complexités.
Notre volonté est de démystifier ce type de marché qui reste accessible à toutes entreprises pourvu qu’elles soient compétentes et organisées.
Si vous souhaitez devenir un spécialiste de l’appel d’offres et en faire votre cible commerciale principale il est important de vous offrir une solide formation sur ce sujet (Contacter votre Chambre de Commerce et d’industrie).

puceTitre.pngModalités

Selon le code des marchés publics, les administrations, collectivités locales, organismes publics ont l’obligation de soumettre leurs travaux à un appel d’offres public dés lors que le montant estimé de ceux-ci dépasse le plafond de 15 000 € hors taxes.


Entre 15 000 € et 90 000 € le pouvoir adjudicateur peut établir une procédure adaptée lui permettant de fixer librement les modalités de l’appel d’offres, il est libre du type de publicité faite : au BOAMP ou dans un journal d’annonces légales et complété, si nécessaire dans un journal spécialisé.

puceTitre.pngPour quel type d’entreprise ?

La totalité des marchés de l’Etat sont ouverts à toutes les entreprises, depuis les PME jusqu’aux grands groupes. Equitabilité et transparence, se veulent être les grands principes de ces marchés.
Les grandes entreprises privées ont aussi régulièrement recours à l’appel d’offres pour leurs travaux d’entretien ou de création d’espaces verts.


Cette procédure permet de mettre en concurrence des entreprises en fixant des régles administratives, techniques et en leur permettant de mettre en avant leurs arguments les plus pertinents (moyens humains et financiers, organisation de la structure, certifications, engagements dans le respect de la réglementation).

Les appels d’offres officiels sont diffusés sur le BOAMP et le JOUE mais beaucoup d’autres paraissent sur des sites internet privés.
(Voir « tableau de veille et de consultation des appels d’offres - Paysaguide »)

Les textes concernant les marchés publics évoluent en permanence, consultez régulièrement le site gouvernemental des marchés publics et sa rubrique d’actualités.

puceTitre.pngTravailler avec des marchés publics par appel d’offres

puceStitre.pngLes avantages

puceSStitre.pngDimension du marché en adéquation avec les entreprises à forte capacité de production.
puceSStitre.pngOrganisation commerciale facilité : après la phase de constitution du dossier d’appel d’offres, un marché de cette dimension est toujours plus facile à gérer qu’une multitude de dossiers de particuliers.
puceSStitre.pngSolidité financière du client (Etat, collectivités territoriales, grandes entreprises…)
puceSStitre.pngDélais de paiement : Des textes réglementaires encadrent aujourd’hui les délais de paiement et permettent d’être payé dans les délais fixés.
puceSStitre.pngFidélisation du client : Si le prix reste le premier critère de sélection, un travail de qualité sur un marché exécuté avec sérieux, sécurise le client et vous favorise pour le prochain appel d’offres.

puceStitre.pngLes inconvénients

puceSStitre.pngDifficultés administratives dans l’élaboration du dossier : La première expérience est une épreuve car il faut lire toutes les clauses, rassembler les documents et attestations, constituer le dossier technique, calculer l’offre, …si cela vous rebute offrez-vous une solide formation sur le sujet.
puceSStitre.pngDans ce type de marché l’entreprise du paysage se contente de suivre les plans et tracés définis par les architectes et les paysagistes. Si le rôle de conseiller technique est toujours présent, la partie créativité qui anime de nombreux entrepreneurs n’existe plus.
puceSStitre.pngVos qualités verbales de négociateur vous seront peu utiles car vous ne rencontrerez pas ou peu les décideurs. L’ensemble de la présentation technique du dossier doit se faire par écrit.
puceSStitre.pngLes appels d’offres sont parfois les champs de batailles de certaines grandes entreprises sur lesquels vous ne serez pas toujours les bienvenus. Il faut parfois du courage …

puceTitre.pngComment procéder ?

1. Prospectez les appels d’offres : les Communes, le département, la région, l’ONF, les administrations, les grandes entreprises publient les offres de marchés dans le BOAMP, dans le journal local ou sur des sites internet spécialisés. Consultez-les quotidiennement et abonnez-vous à des veilles internet.

2. Animez vos contacts professionnels (relations, carnet d’adresse), tenez vous informé des projets des communes, du département, de la région… ;

3. Préparez votre dossier administratif type qui devra être mis à jour régulièrement. Ce ne doit plus être une source de stress (voir dossier type - Paysaguide). Vous devez pouvoir vous en servir comme d’un atout sur vos concurrents moins bien préparés ;

4. Organisez la dématérialisation de l’offre : certificat de signature électronique (contactez votre banque), compatibilité du matériel informatique et des logiciels (faites des essais préalables) ;

5. Préparez votre dossier commercial type qui reprend l’ensemble de vos arguments commerciaux. Vos arguments doivent être bien réels et bénéficier de solides justificatifs ;

6. Sélectionnez les dossiers d’appels d’offres qui sont à votre portée (dimension de l’entreprise en lien avec celle du marché, compétences, qualifications, moyens humains, matériels et économiques).

Ne soyez pas trop gourmand ou faites appel à la co-traitance en mettant en place un contrat sérieux avec votre co-traitant et validé par un conseiller juridique ;

7. Vous avez choisi votre appel d’offres ! Editez-le en deux exemplaires : Un original que vous rangez soigneusement dans le dossier du marché et un brouillon que vous pourrez étudier en soulignant les points essentiels. Fixez-vous votre échéance de réponse un jour ou deux avant l’échéance de réponse à l’offre. Vous gardez ainsi une marge de sécurité et vous limitez votre stress et celui de vos collaborateurs. Si vous avez la chance d’être épaulé par un(e) assistant(e) répartissez-vous le travail administratif et technique.

8. Commencez par lire le règlement de la consultation, il vous indique les « règles du jeu » qu’il vous faut respecter pour soumissionner :

Contenu du dossier de consultation, documents à produire, critères de sélection des candidatures, conditions de remise des plis, coordonnées des interlocuteurs… Rassemblez les documents dans les enveloppes selon les consignes indiquées, signez-les et contrôlez que vous n’avez rien oublié. Vous devez être irréprochable.

9. Etudiez le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP), il vous explique les modalités de fonctionnement du marché une fois que celui-ci sera accepté :

Les pièces contractuelles, les délais d’exécution, les contrôles des prestations par le client (pouvoir adjudicateur), les garanties, les avances, les clauses régissant les prix comme les actualisations annuelles pour les entretiens, la présentation des factures, les modalités de paiement des co-traitants et sous-traitants, les délais de paiement, les pénalités, les justificatifs d’assurances que vous devez fournir, les clauses de résiliation du marché…

Notez les questions à poser à votre interlocuteur lors de la visite du chantier.

 
10. Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) présente :

- Les travaux à réaliser : Entretien, tonte, taille, aménagement, terrassement, engazonnement…,
- Les modes opératoires à mettre en place,
- Les consignes de sécurité ou environnementales à respecter,
- Les conditions de stockage des végétaux et matériaux,
- Le planning des travaux.

Généralement, le CCTP vous précise aussi qu’une fois que vous aurez signé l’Acte d’Engagement vous ne pourrez plus revenir sur le prix, même si l’erreur est due au client ! Alors préparez soigneusement la visite du chantier ou l’entretien que vous aurez avec le référent du marché en :

- Analysant les attentes du client en termes de prix et de qualité.
- Listant les questions techniques, l’organisation matériel, les possibilités de stockage des matériaux, des végétaux, les dates de livraison des intervenants en amont de vos travaux (Ces dates sont rarement fiables, en effet les entrepreneurs du paysage sont souvent les derniers à intervenir sur le chantier et héritent des retards cumulés par les autres prestataires),
- Vérifiant les consignes de sécurité spécifiques (plan de prévention).
- Contrôlant la cohérence des plans qui vous sont fournis avec le dossier. C’est durant cet entretien avec le référent du marché que vous pourrez faire remarquer des erreurs, après il sera trop tard.

Votre intérêt pour le projet prouvera votre sérieux et votre engagement.

11. Après la visite du chantier ou l’entretien avec le référent du chantier, il vous faut réaliser votre mémoire technique.
C’est la phase la plus importante. Vous gagnerez si vous avez trouvé la meilleure organisation : pas de perte de temps, pas d’oubli, pas de gâchis.
Cherchez le matériel le mieux adapté, le nombre d’ouvriers à prévoir sur le chantier et à quel moment, ferez-vous appel à la sous-traitance pour des travaux spécifiques ?

Recherchez la meilleure chronologie des travaux à mettre en place en prenant en compte que d’autres entreprises seront sur le chantier en même temps que vous.

Surtout ne perdez pas vos bonnes idées : Mettez au propre vos notes et vos calculs, conservez-les, ils vous seront utiles pour ce dossier et plus tard pour un autre appel d’offres de même type.

 
12. Etudiez la meilleure offre de prix que vous pouvez faire.

Grâce au travail que vous avez fait sur l’étude de votre coût de revient vous serez sûr de vous. Ne vous laissez pas tenter par la baisse des prix, il vaut toujours mieux rater une bonne affaire qu’en faire une mauvaise.

 
13. Rassemblez votre offre dans les enveloppes selon les exigences du Règlement de la Consultation, envoyez le tout par courrier avec accusé de réception ou déposez le pli en main propre en demandant, là aussi, un récépissé.

14. Patientez, si c’est positif tout va pour le mieux. Si c’est négatif ne vous découragez pas et demandez par écrit (c’est un droit) les motifs de votre rejet et les coordonnées de l’attributaire.
Vous pourrez analyser vos erreurs et vous en servir d’expérience pour le prochain appel d’offres.

15. Si la réponse est positive vous recevez l’ensemble des pièces signées par le pouvoir adjudicateur :

- Acte d’Engagement,

- CCAP,

- CCTP,

- Le tableau des prix qui comporte la signature de votre client et la date d’acceptation du marché. 

16. Il est conseillé de créer un dossier sous le nom et numéro du marché dans lequel vous pouvez classer :

- Une copie du dossier d’appel d’offres complet,

- Une copie de l’acte d’engagement signé,

- Les feuilles de notes ayant permis de construire la réponse à l’appel d’offres,

- Les coordonnées du client et informations utiles à votre responsable des travaux ;

- Le planning des travaux ;

- Les plans techniques ;

- Des pochettes vides, identifiées, destinées à recevoir :

o Les comptes rendus de réunion de chantier
o Les feuilles d’interventions journalières des équipes sur le chantier
o Les copies des factures intermédiaires
o Le document de réception des travaux et la copie de la facture finale

17. Enregistrez sur votre agenda les dates importantes :

- Les réunions de chantier, si elles sont à date prédéfinie,

- Les dates de démarrage et de fin des travaux,

- Si c’est dans le cadre d’un entretien courant sur plusieurs années ; les dates d’actualisation des prix et la date de renouvellement du marché.

- La date de versement de la retenue de garantie.

puceTitre.pngLexique

Lexique

puceTitre.pngSources et liens

BOAMP

MARCHESPUBLICSPME.COM

Guide Dématérialisation des Marchés Public (Economie.gouv)

Veille de la réglementation des marchés publics

Code des marchés publics

Organismes de formation :

Marché publics