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Mis à jour le 25/03/2016

COMMANDE CLIENT

La commande client est la suite logique de l’acceptation du devis ou du contrat.
Dans ce cas, le client retourne le devis ou le contrat complété de sa signature et de la mention manuscrite « Bon pour accord », en l’accompagnant parfois de sa propre commande si c’est une entreprise ou un organisme public.
Concernant un marché public, le pouvoir adjudicateur validera sa commande en retournant l’acte d’engagement signé.

puceTitre.pngCréation du dossier client

Dés réception du devis signé ou du contrat il est nécessaire de créer un dossier client dans lequel seront classés les sous-dossiers suivants :

puceStitre.pngCoordonnées du client (voir la mémofiche « fiche client » à télécharger)

puceStitre.pngCommande N° xx du xx/xx/xxx – comprenant :

puceSStitre.pngLa copie du devis ou contrat signé,
puceSStitre.pngLa commande du client,
puceSStitre.pngLe bon de commande interne,
puceSStitre.pngLes notes techniques ayant permis d’établir le devis,
puceSStitre.pngLes plans,
puceSStitre.pngLes notes concernant la sécurité (plan de prévention…)
puceSStitre.pngLes achats ou location liés à cette affaire,
puceSStitre.pngLes rapports de visite et contrôle de chantier,
puceSStitre.pngLes courriers et mails spécifiques à l’affaire

puceStitre.pngAutres commandes concernant le même client

puceStitre.pngCourriers et mails divers

puceTitre.pngRègles de classification des documents

Les devis, contrats signés et commandes clients ainsi que les actes d’engagement prouvent l’acceptation de votre candidature, ils doivent être soigneusement conservés et classés :

puceStitre.pngL’original sera conservé dans le classeur « Devis, Contrats, marchés publics acceptés ».

Il vous sera possible ainsi de consulter facilement l’ensemble des devis et contrats signés dans l’année. Dans ce classeur, ils resteront préservés des risques de pertes ou des dégradations qui peuvent survenir avec des documents techniques utilisables par plusieurs personnes, comme c’est le cas pour le "dossier client".

puceStitre.pngLa copie du devis ou contrat signé se trouvera dans le dossier du client qui se trouve dans le sous-dossier du chantier concerné.

Exemple :
Dossier : M. et Mme. Fontaine
1er sous dossier : Commande N° 12/001 Aménagement de terrasse du 19/04/2012
2éme sous dossier : Commande N° 12/036 Plantations des jardinières du 15/05/2012

Ce qui vous laisse la possibilité de faire d’autres travaux pour ce même client sans mélanger les affaires.

puceTitre.pngLe bon de commande interne

Il est important de contrôler les modifications ou notifications (référence du bon de commande du client) apportées par le client sur le devis signé.
Celles-ci, si elles sont acceptées par l’entrepreneur, seront enregistrées sur un nouveau document, le Bon de Commande Interne.
Cette méthodologie reprend la chaîne logique des logiciels de gestion commerciale :


Le bon de commande interne est édité en deux exemplaires :

puceSStitre.pngLe premier est utilisé pour la planification des travaux et des achats des fournitures, puis il est classé dans le dossier client avec la copie du devis signé.
puceSStitre.pngLe deuxième est édité sous forme technique. Il servira de cahier des charges au chef d’équipe en charge des travaux.

Les logiciels de gestion commerciale permettent d’éditer automatiquement le Bon de Commande Interne à partir du devis signé. Dans ce cas prenez soin de prendre en compte les notifications du client afin que le chef d’équipe en charge des travaux en soit informé.

puceTitre.pngTéléchargements

La fiche client