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rangement - Tri - Organisation administrative
Mis à jour le 22/11/2012

Bases de l’organisation

Il est important d’organiser son environnement de travail selon ses goûts et sa personnalité. Toutefois, certaines dispostions doivent être communes à tous afin de permettre une gestion aisée de l’administration de l’entreprise ou du service. 
Il est tout d’abord important de travailler dans un environnement agréable et sécurisant avec un bureau propre et facile à ranger. Cela permet de trouver les documents importants rapidement et sans stress mais aussi d’optimiser le temps passé aux tâches administratives et de répondre efficacement en cas de contrôle.

puceTitre.pngLes Moyens à mettre en place

puceStitre.pngConstruisez un espace de travail fonctionnel, organisé par des règles simples, précises et efficaces.

puceStitre.pngSoyez rigoureux et exigez que ceux qui utilisent votre zone de travail et vos documents le soient aussi,

puceSStitre.pngTriez et jetez l’inutile. C’est la première étape indispensable au démarrage de l’organisation. N’hésitez pas à éliminer plutôt que d’entasser.
puceSStitre.pngRangez votre bureau en utilisant la méthode de la fréquence d’utilisation : 

- Sur le bureau se trouve uniquement le présent : votre agenda et le dossier sur lequel vous travaillez. 
- Dans les rangements et tiroirs à portée de mains vous pouvez atteindre, sans vous lever, ce qui vous est utile en permanence (petites fournitures, dossiers urgents)
- Le quotidien et l’hebdomadaire sont classés dans une armoire proche et facile d’accès (les dossiers des clients, des fournisseurs, les devis, les bons de commandes, le classeur des factures…)
- Le mensuel peut être rangé dans une armoire située dans une autre pièce.

 

puceSStitre.pngNotez le plan de rangement et communiquez-le à vos collaborateurs. Chaque année, choisissez une couleur différente pour les dossiers. Les classeurs "devis" et "factures" doivent être de couleurs distinctes.
puceSStitre.pngAssurez une continuité dans le rangement et la propreté en nettoyant à date régulière le bureau, en classant les dossiers et en archivant les années précédentes.
puceSStitre.pngFaites vivre le système en apportant régulièrement des améliorations et des simplifications. 

Ces principes s’inscrivent dans une démarche d’amélioration de l’entreprise et de la qualité du service rendu au client.

puceTitre.pngLa logique du classement des documents

Le classement est bon quand, en l’absence du secrétariat, les personnes autorisées trouvent tout ce qu’elles cherchent.

Les dossiers doivent être accessibles, à jour, épurés et fiables :

-  Être accessibles : le classement est basé sur une méthode définie préalablement avec vos collaborateurs ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode.

-  Être à jour : la corbeille « classement en attente » est vide.

-  Être épurés : Le classement est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le dossier (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc.).

-  Être fiables : Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur, la date d’emprunt.

puceTitre.pngLes conditions de réussite

-  Impliquez vos collaborateurs : le classement doit être compris et accepté par tous les collaborateurs. Au quotidien, les utilisateurs du classement doivent faire preuve de rigueur et s’être approprié la méthode.

-  Facilitez l’accès aux informations en indiquant où sont rangés les dossiers et dans quelles conditions ils peuvent être consultés.

-  Analysez l’existant en réalisant un inventaire des dossiers et en éliminant les doublons, en renommant les dossiers imprécis et en archivant les dossiers anciens.

-  Définir les éléments qui entrent dans la composition de chaque dossier. Exemple pour le dossier du client ; la fiche de coordonnées, les comptes rendu de visite, les contrats signés avec le client...

-  Choisissez la méthode optimale de classement qui doit être adaptée à chaque type de dossier :

puceSStitre.pngpar ordre alphabétique pour les dossiers du personnel, des clients et des fournisseurs,
puceSStitre.pngpar numéro de saisie pour les documents comptables,
puceSStitre.pngpar thématique pour la documentation technique…

-  Les fournitures et meubles de rangement doivent être adaptés et pratiques : Choisir des armoires à rideaux afin que les portes puissent rester ouvertes sans danger et sans encombrer le bureau ;
Des classeurs en bon état avec une couleur de référence permettant de les identifier facilement ;
Des étiquettes d’identification réalisées toutes sur le même modèle informatique.

puceTitre.pngLe classement informatique

-  Créez une arborescence fonctionnelle classée par grands thèmes :

  • Commmercial : publicité, prospects, clients...
  • Achats : matières premières, fournitures administratives, fournisseurs, investissements...
  •  
    -  Créez vos dossiers dans chaque thème en renseignant des fiches modèles,
    -  Utilisez un scanner pour numériser les documents importants et les enregistrer dans les dossiers.

Les avantages seront :

- Une diminution du volume de papier à traiter
- Une facilité d’accès aux informations pour tous vos collaborateurs
- Un archivage plus simple et disponible en permanence

Les inconvénients sont qu’il faut maîtriser à minima l’informatique, réaliser des sauvegardes quotidiennes et vérifier leur fiabilité.

puceTitre.pngLogiciel de gestion commerciale

Ce logiciel doit permettre de gérer les dossiers clients, fournisseurs (relances, contacts, notifications de la relation), les devis, les commandes, les factures faits et à faire. Cette gestion peut s’affiner par des alertes programmées sur l’agenda interne.

Complétez ce classement par une arborescence personnelle qui vous permettra d’enregistrer tout ce qui n’est pas pris en compte par le logiciel : dossier du personnel, ….

Indispensable pour les grandes entreprises la GED ou logiciel de Gestion Electronique des Documents permet de numériser, d’organiser et de classer un grand nombre de documents. L’ensemble des collaborateurs peuvent les consulter, les mettre à jour ou les archiver en fonction de leur autorisation d’accès.
Les autorisations sont gérées par le manager.

puceTitre.pngOrganisez vos archives

La réglementation vous impose une durée minimale de conservation de certains documents (feuilles de paye, registre du personnel, feuilles de présence…) de plus certaines données de l’entreprise peuvent vous servir de justificatif ou de preuve en cas de conflit social ou de contrôle fiscal.

puceSStitre.pngDéfinissez la procédure d’archivage en listant l’ensemble des types de document que vous devez archiver, leur situation et combien de temps vous devez les garder.
puceSStitre.pngAssurez le suivi de l’information archivée. Les documents doivent être clairement identifiés et facilement accessibles. Ils sont classés dans les boites d’archives par année de création et par année de destruction afin de faciliter par la suite le tri des archives à détruire, exemple : « DEVIS 2012 à détruire en 2023 » ainsi chaque année il vous suffit de contrôler les dates de péremption des cartons d’archives et de jeter ceux qui sont périmés sans avoir à les ouvrir.
puceSStitre.pngLes archives numériques ne tiennent pas de place. Si elles sont plus faciles à stockées que des documents papier, les supports CD, cassettes et disques durs n’ont pas une durée de vie illimitée. Prévoyez dans votre procédure de les dupliquer régulièrement surtout lors des progrès de l’informatique. En effet, imaginez la difficulté d’accès aux documents stockés sur les disquettes Floppy des années 1980 !?

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