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Mis à jour le 22/11/2012

Classeur des documents officiels

Le classeur des documents officiels permet de conserver dans un même classeur l’ensemble des documents nécessaires au bon fonctionnement de la vie administrative de l’entreprise.
Il vous sera d’un grand secours en cas de contrôle inopiné de l’inspecteur du travail, pour l’établissement d’un appel d’offre ou plus simplement lorsque vous cherchez une information à communiquer rapidement.
Conservez dans ce classeur les documents originaux et n’hésitez pas à le ranger dans un endroit sûr (coffre ignifugé).
Les informations sont mises à jour régulièrement par un responsable, un contrôle complet doit être planifié une fois par an.

Ce classeur est organisé grâce à des intercalaires définissants les thèmes principaux des documents.

puceTitre.pngLes documents relatifs à l’entreprise

puceSStitre.pngStatuts de la société, mis à jour à chaque modification ;
puceSStitre.pngExtrait K Bis de moins de trois mois. Vous pouvez le commander par internet sur le site Infogreffe.fr ou opter pour un abonnement vous permettant de recevoir tous les trois mois un K bis à jour) ;
puceSStitre.pngCopie de la carte d’identité du chef d’entreprise ou du Gérant ;
puceSStitre.pngLes bons à pouvoir et délégations, (qui à l’autorisation de signer les chèques ? les appels d’offres ? les contrats d’embauches ?…) attention car ces délégations peuvent entraîner de lourdes conséquences pour l’entrepreneur comme pour le salarié qui les accepte, n’hésitez pas à consulter un conseiller juridique pour en connaître les conséquences ;
puceSStitre.pngAttestations d’assurance Responsabilité Civile, Décennale, Responsabilité du Dirigeant..., Il est nécessaire de demander leur mise à jour à votre assurance chaque année ;
puceSStitre.pngAttestation de la MSA "Attestation de régularité au regard du paiement des cotisations sociales " pour l’année en cours. La demande d’attestation peut se faire en ligne sur votre espace privée MSA ;
puceSStitre.pngNOTI2 (ancien DC 7) ou état annuel des certificats reçus. Ce document est renseigné et signé par a direction des finances publiques (centre des impôts) et atteste que l’entreprise est à jour de ses obligations fiscales et sociales. A actualiser en début de chaque année ;
puceSStitre.pngCoordonnées bancaires, RIB ;
puceSStitre.pngRèglement intérieur original signé accompagné des notes de services qui le modifient ;

puceTitre.pngLes documents relatifs à l’activité professionnelle

puceSStitre.pngPolitique commerciale, objectifs de l’année en cours et tableau de bords de suivi des objectifs. (document interne) ;
puceSStitre.pngEngagement de la direction (en cas de certification, document interne) ;
puceSStitre.pngTitre de certification, (Qualipaysage, Qualicert, Iso 9001, Iso 14001, Expert Jardin...) à mettre à jour selon la fréquence de renouvèlement ;
puceSStitre.pngChartes signées avec des partenaires ;
puceSStitre.pngCertificat d’agrément d’applicateur de produits phytopharmaceutique, DAPA des salariés. A remplacer en 2013 par le Certiphyto ;
puceSStitre.pngDocument de la préfecture : Déclaration d’activité de broyage et de compostage de déchets verts. Si votre capacité de de production est supérieure ou égale à 1t/j et inférieure à 10 t/j de compost vous devez en faire la déclaration à la préfecture ;
puceSStitre.pngInscription sur le registre officiel du contrôle phytosanitaire.

Remarque :

Les documents officiels concernant les bâtiments (permis de construire, actes de vente…) sont rangés dans un classeur spécifique.

puceTitre.pngSources et liens

Certiphyto

Déclaration broyage

Contrôle phyto et passeport phyto