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Temps - Gestion - Gérer - horaire heure - agenda - planning
Mis à jour le 08/07/2013

Gestion du temps

Gérer son temps est nécessaire pour être efficace dans ses tâches, limiter le stress et préserver sa vie personnel.
Gérer son temps c’est aussi respecter celui de ses interlocuteurs et de ses collaborateurs.
Si vous vous sentez « dépassé » par vos activités, si vous n’arrivez pas à répondre à toutes les sollicitations, si vous êtes stressé ou fatigué, c’est peut-être que le temps vous manque.
Pour arriver à bien organiser votre activité, il faut organiser le temps qui l’entoure.

puceTitre.pngOrganiser son temps de travail


puceStitre.pngDécrivez les principales tâches faites dans votre journée de travail et hiérarchisez-les en fonction de leur priorité, importance, nécessité.

  1. - Repérer les tâches qui sont « mangeuses de temps », pourquoi ?
  2. - Quelles sont celles qui pourraient être évitées ?
  3. - Quelles sont celles inhérentes à l’activité ? décrivez- les ?
  4. - Comment organiser les tâches ?

puceStitre.pngDéterminez vos objectifs par rapport à l’activité de l’entreprise afin de mettre en avant les priorités.

Cela permettra de fixer des échéances, un mode de travail et une ligne de conduite à suivre. Il sera par la suite aisé de s’y référer dès que l’on se sentira à nouveau submergé par le nombre de tâches à réaliser.

puceTitre.pngClasser les tâches par ordre de priorité

puceTitre.pngPlanifier ses activités

Pour ne pas se laisser déborder dans une journée par le fil des évènements nouveaux ou imprévus (nouveaux dossiers, visites impromptues...) et parvenir à réaliser ses tâches quotidiennes, il est important d’établir un planning de travail.

puceStitre.pngLes appels téléphoniques :

Faites filtrer les appels pour ne recevoir que les communications importantes.
Limitez le temps de conversation autant que possible.
S’il s’agit d’un conflit avec un client ou un fournisseur ne prenez pas l’appel immédiatement, il est toujours préférable de rappeler vous-même rapidement. Cela vous donnera le temps de consulter le dossier et de réfléchir aux arguments à développer.
En choisissant l’heure de l’entretien vous pourrez ainsi le planifier à un moment plus calme pour vous afin d’être plus efficace et pertinent.

puceStitre.pngVisites impromptues :

Informez votre interlocuteur qu’il est préférable de prendre rendez-vous, ouvrez votre agenda pour fixer avec lui votre prochaine entrevue.
En donnant l’habitude aux visiteurs d’être reçus sur rendez-vous, ils respecteront votre organisation. Vous serez aussi plus disponible pour leur accorder une meilleure attention, ce qu’ils devraient apprécier.

puceStitre.pngTâches inutiles ou peu importantes :

Déléguer ou laisser de côté. Il est nécessaire de se concentrer sur l’essentiel.

puceStitre.pngLes réunions :

  1. - Convoquer uniquement les personnes concernées par la réunion
  2. - Définir et distribuer l’ordre du jour
  3. - En prévoir la durée, en informer les participants et la faire respecter
  4. - Désigner une personne qui prendra des notes et fera le compte rendu
  5. - Diffuser dans les jours suivants, le compte rendu aux personnes présentes

puceTitre.pngQuel agenda choisir ?

puceStitre.pngLe traditionnel agenda papier :

puceSStitre.pngLe choix est large et les prix également.
puceSStitre.pngL’agenda doit être pratique et facilement consultable.
puceSStitre.pngLe format le plus efficace est en général celui de la vision d’une semaine complète sur la même page.
puceSStitre.pngSon grand avantage est de permettre une représentation de son emploi du temps sur une période maîtrisable.
puceSStitre.pngEn un seul coup d’œil on peut visualiser et « ressentir » la charge de travail à venir ce qui permettra d’anticiper la gestion du temps.

puceStitre.pngAgenda électronique sur votre téléphone : i-phone, i-pad, Blackberry... google agenda...

puceSStitre.pngLe « tout en un » des téléphones portables optimise entre autre les possibilités de gestion de votre planning.
puceSStitre.pngEn principe, vous l’avez toujours sur vous et en quelques touches vous pouvez avoir votre semaine sous les yeux, proposer ou accepter un rendez-vous, planifier vos chantiers et répondre ainsi immédiatement à votre client ou à vos collaborateurs.
puceSStitre.pngN’oubliez pas de synchroniser régulièrement votre agenda avec votre « bureau Outlook »

Vos collaborateurs doivent pouvoir, si nécessaire, connaitre votre emploi du temps.
De plus, la retranscription sur un écran plus grand permet une meilleure visibilité de votre semaine.

puceSStitre.pngQuel qu’en soit la forme, votre agenda doit devenir votre compagnon quotidien.

Ne faites pas confiance à votre mémoire. Notez immédiatement tout changement dans votre emploi du temps, les noms, fonctions et les coordonnées précises des interlocuteurs rencontrés.

puceStitre.pngPlusieurs vies, un seul agenda :

Chaque jour, vous devez mener de front vie professionnelle et vie personnelle.
Quelle que soit la nature de vos activités, reportez-les sur le même agenda.
En utiliser plusieurs est un facteur de désorganisation et peut s’avérer contre-productif.
Evitez l’overbooking (surcharge de l’agenda) : rendez-vous, chantiers, réunions, préparation de projets… veillez à ne pas surcharger votre emploi du temps car nous avons tous tendance à sous-estimer la durée des tâches.

Pour pouvoir respecter chacun de vos engagements professionnels, mieux vaut conserver dans votre agenda des plages horaires libres.
Elles vous permettront de faire preuve de réactivité en cas de contretemps : une réunion plus longue que prévue, un problème technique de dernière minute, un fournisseur en retard… et cela vous permettra de pouvoir, parfois, prendre votre temps.

Attention, lorsque votre agenda est plein à 75%, cela signifie qu’il affiche complet !

Et maintenant, testez votre organisation :

Voici un questionnaire/test rapide pour vous aider à vous positionner par rapport à votre propre gestion du temps.

Toujours - 4 pointsSouvent - 3 pointsParfois - 2 pointsJamais - 1 point
Respectez-vous les délais donnés à vos clients ?
Votre agenda est-il tenu à jour ?
Arrivez-vous toujours à l’heure à vos rendez-vous ?
Retrouvez-vous facilement ce que vous cherchez ?
Arrivez-vous à vous réserver des moments de détente dans la journée ?
Arrivez-vous à vous organisez pour ne pas être dérangé pendant toute la réalisation d’une tâche ?

0 à 6 points : Vous ne gérez pas votre temps, vous subissez le flux d’activité
6 à 12 points : Vous essayez de gérer votre temps, mais la méthode vous manque
12 à 18 points : Vous gérez bien votre temps, mais vous pouvez améliorer votre organisation donc votre efficacité
18 à 24 points : Vous savez parfaitement gérer votre temps, c’est parfait !

puceTitre.pngSources et liens

Les secrets de l’efficacité – En faire plus... en moins de temps
Bruno Savoyat,
éd. Maxima – Laurent Du Mesnil Editeur, 2006
368 pages, 24,80 euros

Le Journal du Net : Maîtrisez votre temps