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Mis à jour le 11/03/2013

Logiciels spécialisés

Les logiciels de l’entrepreneur du paysage permettent de :
• Réaliser des plans en 2 D ou en 3 D, des photos montage,
• Gérer l’activité commerciale (Clients, fournisseurs, devis, commandes, bons de livraison, suivis de chantier, factures…)
• Gérer l’activité technique (Métrés, commandes fournisseurs, stocks, planning d’intervention, Maintenance du matériel…)
• Gérer la comptabilité (saisie des données, compte de résultat, bilan, prévisionnel, Gestion…)
• Gérer les ressources humaines (temps de présence, congés, paye, …)
Ils ont pour objectif de vous simplifier le travail et de vous faire gagner du temps en organisant la chronologie des tâches, en effectuant automatiquement les calculs, en limitant le nombre de saisie des données…le risque est de se créer de nouvelles tâches inutiles et de se compliquer le travail… restez vigilant car « le mieux » est l’ennemi du « bien ».

puceTitre.pngLogiciels commerciaux et suivi de chantier

Pour bien définir le type de logiciel nécessaire à votre activité, il est indispensable de monter un cahier des charges détaillé de votre fonctionnement commercial et technique et de prévoir l’évolution de votre système informatique (nombre de postes). 

puceStitre.pngAttention aux propositions de contrat prenant en compte la maintenance, l’évolution, les sauvegardes délocalisées, en contrepartie d’un loyer mensuel. Malgré les promesses il est plus facile d’entrer que de sortir d’un système en location. Si toutes vos données sont hébergées chez votre fournisseur garantissez-vous la possibilité de les extraire de son système pour les installer sur celui de son concurrent et faites le lui spécifier dans le contrat.

puceStitre.pngLes logiciels généralistes

Ils s’adaptent plus ou moins bien à toutes les activités professionnelles, du maçon au plombier en passant par l’entrepreneur du paysage. Préférez les logiciels destinés aux entreprises du bâtiment ou de service plutôt que ceux tournés vers les entreprises de négoce.

Leurs qualités :
• Facile à prendre en main ;
• Adaptabilité à l’entreprise et polyvalence des activités ;
• Faible prix ;
• Distributeur sur l’ensemble du territoire ;
• Suivi et évolution du produit dû à la notoriété des éditeurs.

Leurs défauts :
• Complexité de paramétrage nécessitant une étude préalable ;
• L’adaptabilité à ses limites, les revendeurs évaluent parfois mal l’entreprise, ce qui peut entraîner un produit sur ou sous dimensionné et une impossibilité de retour en arrière ;
• Les distributeurs ne connaissent pas le monde du paysage et ses problématiques. Malgré leur bonne volonté il faudra souvent vous débrouiller seul pour certains paramétrages du logiciel.

Les éditeurs les plus connus : EBP, Sage -API, Ciel, Batappli, Onaya

puceStitre.pngLes logiciels spécialisés Paysage

Ils ont l’avantage d’être adaptés aux métiers du paysage : organisation de l’entreprise, répartition du personnel en équipe, saisonnalité, type de contrat client, suivi des chantiers, prise en compte du suivi et de la maintenance du matériel. De nombreux facteurs sont déjà paramétrés et il est possible d’intégrer des bibliothèques de végétaux, d’articles, ou d’ouvrages préétablis.
Prenez le temps de choisir le logiciel adapté à vos besoins. Présentez votre société et exigez de votre fournisseur de logiciel une démonstration qui prenne en compte votre fonctionnement et réponde à vos problématiques.

Leurs qualités :
• Adaptés aux entreprises du paysage, vous n’avez plus qu’à enregistrer vos propres paramètres ;
• Facilité d’installation des bibliothèques professionnelles ;
• Les distributeurs et les formateurs connaissent bien le monde du paysage et peuvent plus facilement répondre à vos questions.

Leurs défauts :
• Prix plus importants auxquels il faut ajouter une formation pour une prise en main plus poussée ;
• Les distributeurs et éditeurs sont de petites structures nationales. Assurez-vous qu’ils pourront faire évoluer leur logiciel en fonction de l’évolution des systèmes d’exploitation.

Les éditeurs les plus connus : Jardisoft, Alseve, Spock

puceTitre.pngLogiciels de planification des chantiers

Les logiciels de planification des équipes et du matériel vous permettent de planifier vos chantiers dans le temps et en prenant en compte la disponibilité de votre personnel et de vos matériels. Vous connaissez ainsi d’un seul coup d’œil votre charge de travail, les plages de disponibilités, les chantiers en retard et pouvez rapidement prévenir le client et trouver les solutions qui s’imposent (personnel interim, location de matériel …).
Ils sont parfois intégrés dans le logiciel de gestion commerciale comme dans Multi Service d’API Sage ou en option payante comme dans Dream’Flore d’Alsève.
D’autres sont des logiciels spécifiques mais des passerelles peuvent être créées entre eux et vos logiciels de gestion commerciale (EBP, Sage, Batappli…).

puceTitre.pngLogiciels de maintenance (matériel, véhicules, bâtiments)

GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur)

Assurer le suivi de votre matériel et de vos bâtiments est une nécessité pour le bon fonctionnement de l’entreprise ou du service. Etre capable de le prouver est une obligation qui sera exigée par l’inspecteur du travail lors d’un contrôle ou par l’auditeur dans le cadre d’une certification.

La GMAO permet de répondre à ces besoins tout en fournissant une analyse plus ou moins détaillée sur les coûts de fonctionnement de chaque machine.

Leurs fonctionnalités :
1. Tenir à jour la liste du matériel, des véhicules et des bâtiments ;
2. Planifier les contrôles techniques obligatoires, les maintenances préventives ;
3. Enregistrer l’historiques des pannes et les réparations ;
4. Suivre le stock des pièces détachées ;
5. Générer des bons de travaux auprès du service de maintenance afin d’améliorer l’organisation.

Leurs objectifs :
1. Répondre à la réglementation et aux exigences de la traçabilité ;
2. Diminuer les accidents du travail liés aux problèmes de maintenance ;
3. Diminuer les coûts d’entretien par une meilleure maintenance préventive ;
4. Améliorer la productivité à travers un parc matériel entretenu et performant ;
5. Prévoir les investissements de renouvellement ;
6. Faciliter les saisies et planifications ;
7. Analyser les coûts de maintenance, aider à la prise de décision

puceTitre.pngLogiciels de comptabilité et gestion

Les logiciels de comptabilité recouvrent des services allant de la saisie simplifiée jusqu’à l’édition des états comptables.
Le facteur limitant sera le niveau de vos compétences ou de celui de la personne chargée de suivre la comptabilité dans l’entreprise.

Il ne faut pas oublier que la comptabilité répond à une réglementation précise et peut être soumise à contrôle par l’administration fiscale. Les erreurs, même de bonne foi, peuvent avoir de graves répercutions sur l’état financier de l’entreprise. L’établissement du bilan et du compte de résultat sont donc l’affaire de spécialistes ayant reçu une formation adéquate.
Un logiciel de comptabilité ne permet pas de se passer des services d’un expert comptable.
Au-delà de ces recommandations l’offre des logiciels de comptabilité, paye, gestion des immobilisations… reste importante et peut correspondre à toutes les demandes.

Les facteurs déterminants dans le choix d’un logiciel de comptabilité :

• Il doit répondre aux exigences de la règlementation fiscale ;
• Il doit suivre les mises à jour de cette règlementation. Dans ce cadre n’hésitez pas à opter pour une maintenance par abonnement incluant ce service ;
• Les fonctionnalités de base : Bilan, compte de résultat, annexes, déclaration de TVA, soldes intermédiaires de gestion, rapprochement bancaire, lettrage des comptes ;
• Fiabilité du fonctionnement ;
• Compatibilité avec le logiciel de votre expert comptable ;
• Convivialité d’utilisation et simplification des saisies (données pré-enregistrées) ;
• Dimension de l’entreprise, présence d’un serveur et nombre de postes devant être raccordés ;
• Possibilité d’évolution de l’entreprise en fonction de son développement ;
• Les limitations non paramétrables : nombre maximum de clients, de fournisseurs, articles, lignes d’écritures….
• Les services de formation de la société commercialisant le logiciel et leurs coûts. Les frais de formation sont souvent supérieurs au coût d’achat du logiciel. La société est-elle enregistrée comme centre de formation et ces frais pourront-ils être imputés au plan de formation ;
• Système de sécurité et de confidentialité du logiciel comptable.
• Le prix : le logiciel, les modules complémentaires, la maintenance, les mises à jour, la formation nécessaire ;
• La fiabilité de l’éditeur et le suivi du produit.

Il est parfois préférable que les postes travaillant sur le logiciel de comptabilité ne soient pas directement connectés à internet afin de limiter les risques de propagation de virus.
Prévoyez un antivirus de qualité et des sauvegardes quotidiennes à vérifier régulièrement.

Sage, EBP, Ciel, sont les principaux logiciels de comptabilité et gestion sur le marché. Ces systèmes s’adaptent à tous les secteurs d’activités et donc naturellement au secteur du Paysage. Le logiciel Onaya est plus spécifiquement développé pour le secteur du Bâtiment.
Certains comptables peuvent proposer un abonnement à un accès intranet à leur base comptable afin que vous puissiez saisir vous-même une partie de vos données et ainsi alléger votre facture.

puceTitre.pngSources et liens

Le tableau suivant recense les principaux logiciels du marché et leurs développements mais n’est pas du tout exhaustif. Le domaine des logiciels étant très vaste et évolutif, nous ne pouvons pas les citer tous.